COMO AFILIAR UNA EMPRESA

Como Afiliar una Empresa
Toda empresa que tenga por lo menos un trabajador deberá ser afiliada al I.V.S.S.
- Deberá solicitar a la Caja Regional el formato (14-01) y (14-02). Estos formatos deberán ser llenados en original y dos copias.
- Anexar fotocopia de registro mercantil
- Fotocopia de RIF
- Fotocopia de la factura de CANTV y/o electricidad donde funciona la empresa.
Esta documentación deberá ser consignada en las Cajas Regionales u Oficinas Administrativas del IVSS, a nivel nacional. Recuerde que todos los trámites a realizar en el IVSS son gratuitos.

Prestación Dineraria por Pérdida Involuntaria del Empleo
El Paro Forzoso es un apoyo limitado y temporal que se proporciona al trabajador cesante con el objeto de atenuar el impacto negativo de esa situación de desempleo. Los beneficiarios son aquellos trabajadores obreros y empleados del sector público o privado que cualquier circunstancias sean despedidos y estén sometidos al régimen del seguro Social Obligatorio.

El Paro Forzoso consiste en:
• Una indemnización en dinero equivalente al 60% del salario promedio cotizado al Seguro Social, durante las últimas cincuenta (50) semanas. Dicho monto se pagará por mensualidades vencidas, durante un período de dieciocho (18) semanas y veintiséis (26) semanas en caso de recibir curso de capacitación y adiestramiento a través del INCE.
• Capacitación y adiestramiento.
• Orientación al trabajador cesante para su posterior reincorporación al mercado laboral.
• Un bono de transporte de 200 bolívares
Para beneficiarse del Paro Forzoso, cuando un trabajador queda cesante debe Acudir a la agencia de empleo más cercana a su domicilio, a fin de tramitar un nuevo puesto de trabajo.
Adicionalmente, debe tramitar en los treinta (30) días posteriores a su despido el beneficio del seguro de Paro Forzoso, en la Oficina del Seguro de Paro Forzoso de su localidad, presentando la siguiente documentación:
Original y dos (2) copias de:
• Participación de retiro del trabajador (forma 14-03)
• Liquidación de Prestaciones Sociales.
• Cédula de identidad.
Original y una (1) copia de:
• Carta de despido.
• Declaración de familiares (forma 14-02).
• Constancia de Inscripción en el servicio Nacional de Empleo.
Están exentos de Paro Forzoso:
• Los trabajadores que renuncien a sus puestos de trabajo.
• Beneficiarios por vejez, invalidez o jubilados.
• Asegurados bajo el Régimen de Continuación Facultativa.
• Trabajadores domésticos, temporeros, ocasionales o eventuales.
• El trabajador pierde derecho al Paro Forzoso cuando culmina el período de prestaciones: dieciocho (18) semanas para la indemnización en dinero y al obtener empleo, ante la negativa a incorporarse al trabajo, si se comprueba falsedad en los datos aportados, por fallecimiento del beneficiario y por prestación del servicio militar.
El derecho al Paro Forzoso se recupera si el trabajador no disfrutó de la totalidad del beneficiario, podrá obtener las asignaciones pendientes, si tiene otra cesantía antes de los dieciocho (18) meses del anterior despido.
De haber disfrutado de la totalidad del derecho, deberá esperar dieciocho (18) meses para obtener nuevamente otro beneficio y haber cotizado a paro forzoso cincuenta y dos (52) semanas adicionales.
Esta documentación deberá ser consignada en las Cajas Regionales u Oficinas Administrativas del IVSS, a nivel nacional.
Recuerde que todos los trámites a realizar en el IVSS son gratuitos.

Cédula del Patrono o Empresas (Forma 14-01)
Por medio de este formulario el Representante Legal de una Empresa Privada u Organismos Públicos, así mismo, para las Trabajadoras Domesticas, Miembros de las Asociaciones de Conductores de Autos de Alquiler, Libres y por Puesto, Asociaciones Cooperativas u otras Entidades Gremiales, Chóferes Independientes y Trabajadores Independientes del Arte y la Cultura, podrán solicitar su inscripción en el Seguro Social Obligatorio como Patrono, la cual puede realizar a través de sus Oficinas Administrativas distribuidas a nivel nacional

Registro de Asegurado (Forma 14-02)
El Registro de Asegurado, permite afiliar a los trabajadores al Seguro Social Obligatorio, así como sus familiares que estén calificados, de acuerdo a la Ley del Seguro Social.
La afiliación la debe realizar el patrono dentro de los 3 días siguientes desde que un trabajador comienza su relación laboral. En caso que el patrono no cumpla con la afiliación, el trabajador puede llenar y presentar este formulario ante una Oficina Administrativa con los correspondientes documentos que demuestren su relación laboral con el patrono y procederá a su afiliación.

Participación de Retiro de Trabajador (Forma 14-03)
A través de este formulario, el patrono participa al Seguro Social el retiro de un asegurado de su nómina de trabajadores, para no continuar cotizando por ese trabajador.
Así mismo, el asegurado debe exigir al patrono una copia del formulario firmada y sellada, para luego presentarla ante la Oficina Administrativa y poder tramitar el Seguro de Paro Forzoso.

Relación de Novedades (Forma 14-10)
Las novedades son los cambios ocurridos en la nómina de trabajadores (no retiro), por la cual el patrono cancela las cotizaciones al Seguro Social, estas novedades deben relacionarse mensualmente y presentarse en las Oficinas Administrativas del IVSS por el patrono.
Las novedades que se pueden reportar a través de este formulario son:
• Cambio de salario del trabajador.
• Permisos no remunerados otorgados por el patrono al trabajador.
• Reposos Médicos otorgados por médicos del Instituto al trabajador.

Solicitud de: Solvencia o Excepción (Forma 14-91A)
Este formulario le permite al patrono solicitar ante las Oficinas Administrativas el “Certificado de Solvencia”, del Seguro Social, si la empresa u organismo esta inscrito y solvente con sus obligaciones, así como solicitar una excepción si la empresa u organismo no cumple con los requisitos para estar inscrito en el Seguro Social y no cotizar.

Constancia de Trabajo para el IVSS (Forma 14-100)
La Constancia de Trabajo para el IVSS la llena el patrono para certificar al Seguro Social que el trabajador descripto, mantuvo o mantiene una relación laboral con la empresa u organismo, indicando tiempo y salarios devengados; a los fines que el Instituto verifique su información.

Solicitud de Convenio de Pago (Forma 14-134)
Las empresas interesadas en establecer un Convenio de Pago con el Seguro Social por tener atraso en la cancelación de sus cotizaciones y la de sus trabajadores, deben llenar este formulario y presentarlo con la correspondiente documentación en la Oficina Administrativa mas cercana, a los fines de cancelar su deuda con el Seguro Social.

Registros legales y otros trámites
Información relacionada con diversos tópicos sobre la actividad externa de las empresas, con especial referencia a los aspectos relacionados con su constitución, registro, publicación, tributación, etc.
1. Registro de Marcas
Se tramita para obtener el derecho de exclusividad de una marca y el amparo jurídico del amparo venezolano (inclusive Máster Franchise) de acuerdo a la ley de propiedad industrial y derecho de la marca es limitado para el área de inscripción. Se basa en la ley de propiedad industrial y se registra en la Dirección de Registro de la Propiedad industrial. Se piden como recaudos: el llenado de formularios específicos FM 02, FM09, FM 11, documento constitutivo, si la marca lleva logotipo deberá de ser entregado, acta de la última asamblea, poder legalmente otorgado en caso de ser apoderados y C.I del solicitante y del que entrega la solicitud. Antes se deberá realizar la búsqueda computarizada de la marca solicitada se llena una planilla específica para el trámite.


2. Registro de Propiedad Industrial
Se creó con la finalidad de resguardar el registro de marca, bajo el apoyo legal de la ley de propiedad de industrial decisión 313 gaceta número 4451, se debe realizar en el Ministerio de Fomento en la dirección de propiedad industrial, puede ser solicitado por cualquier persona natural o jurídica, los recaudos requeridos son directamente solicitados en la dirección.

3. Registro de Información sobre Potencia Industrial
Tiene como finalidad recopilar información para estimar la producción del país, la capacidad de exportación, importación y la cantidad de materia prima que requiere, el trámite se realiza en el ministerio de fomento en la división de correspondencia y archivo.

4. Calibración de Instrumentos y Medidas
Su finalidad es verificar el funcionamiento de máquinas registradoras e instrumentos de medición que puedan ser utilizados por las empresas.
5. Registro de Productos Envasados
Todo producto envasado debe estar inscrito en el registro, productos nacionales e importados, para que les sea entregado el número y registro de peso que debe estar contenido en la información de las etiquetas de los envases, de igual forma y manera debe llevar el registro del Ministerio de Sanidad.

6. Registro de Patente de Invención
Con este registro que se le otorga a cualquier persona natural o jurídica, se da la exclusividad del producto o proceso industrial a objeto de ser patentado, el registro se realiza en el Ministerio de Fomento, en la dirección de registro de propiedad industrial.

7. Patente de Industria y Comercio
Se solicita para funcionar en un lugar y sitio determinado, es solicitado a través de la alcaldía de la localidad, su base legal está en la ordenanza de industria y comercio y se realiza en la dirección de rentas de las alcaldías correspondientes.

8. Inicio y Terminación de Obra
Esto se refiere a cualquier tipo de obra que se realice en un local o galpón sea con la finalidad de construir, demoler o ampliar; se requiere de la aprobación de ingeniería municipal y se basa en la ley orgánica de ordenación urbanística y se tramita en las alcaldías, en la dirección general de obras y servicios.

9. Solvencia de Impuestos Municipales
Es la constancia de cancelación de impuestos municipales, su base legal está en la ordenanza de industria y comercio Art.10 y su trámite se realiza en las alcaldías correspondientes.
10. Conformidad de Uso
Es el permiso que se otorga para autorizar y aprobar que el lugar donde funciona la empresa cumple con el reglamento establecido por ingeniería municipal, su base legal está en la ordenanza de industria y comercio Art.10 y la solicitud se hace en ingeniería municipal de la alcaldía correspondiente a la localidad.

11. Permiso del Cuerpo de Bomberos
Las empresas deben instalar sistemas de prevención de incendios para garantizar la vida de su personal, así como también la asistencia por las empresas de seguros nacionales para resguardo de los bienes. Esta inspección que realiza el cuerpo de bomberos del área correspondiente consta de sistemas contra incendio, señalización de escape y permiso de habitabilidad y su base está en las normas Covenin, su solicitud se hace directamente en el cuerpo de bomberos, en el departamento de prevención y seguridad.

12. Registro de Empresa en el Instituto Nacional de Cooperación Educativa (INCE)
La inscripción en el registro de empresas del INCE es obligatorio para todas aquellas empresas con cinco o más empleados, es requisito indispensable para la cancelación de obligaciones para el instituto y obtención de la solvencia del INCE, su base legal está fijada en Ley de Reglamento del INCE, Ley orgánica de procedimiento administrativo, su trámite se realiza en la sede del organismo.

13. Cumplimiento de Normas y Seguridad Industrial
Su disposición es velar por la seguridad integral del trabajador en caso de que el empleado tenga algún accidente, el empresario debe participar en un plazo referido a la división de riesgos y accidentes del Ministerio del Trabajo, su trámite se realiza en el Ministerio del Trabajo en la dirección general de prevención y seguridad social y se le hace referencia en la ley Orgánica del Trabajo en el Art. 564.

14. Registro Sanitario
Su función es la de mantener el control epidemiológico en el país, controlando los procesos de calidad y elaboración de los diferentes productos alimenticios, farmacéuticos, cosméticos y otros. Su gestión se realiza ante el Ministerio de Sanidad y Asistencia Social en la división de higiene y alimentos. Su base legal se estima en el Reglamento general de alimentos.

15. Registro de Información Fiscal (RIF)
Este procedimiento se lleva a cabo para obtener la información y registro fiscal de las personas naturales o jurídicas, las entidades sin personalidad jurídica, así como los agentes de percepción y de retención, se basa en la ley de impuestos sobre la renta Art. 204, su trámite debe ser realizado en el Ministerio de Hacienda.

Pasos para constituir una empresa:
-Se debe contratar la asesoría y los servicios de un abogado.
-El primer paso para constituir una empresa es reservar el nombre.
-El abogado se encarga de redactar el acta constitutiva de la empresa, igualmente se encarga de visar el documento.
-Se debe abrir una cuenta en el banco con el nombre de la empresa.
-Se contratara a la persona que será el comisario quien velara porque todo se este llevando correctamente.
-Se debe llevar el acta constitutiva al registro mercantil para su presentación legal.
-Se debe pagar los aranceles correspondientes por constituir la empresa en el registro mercantil de acuerdo al monto de constitución.
-Se publica el acta constitutiva de la empresa.
-Se adquieren los libros que se deben llevar.
-Se solicita el RIF.
-Se inscribe en el SSO.
-Se solicita la patente de industria y comercio.
-Se solicita la inspección de los bomberos.
-Se inscribe en el INCE.

ACERCA DEL REGISTRO NACIONAL DE EMPRESAS Y ESTABLECIMIENTOS
¿Es obligatoria la inscripción en el Registro Nacional de Empresas y Establecimientos?

La inscripción en este registro ES OBLIGATORIA para todas las empresas y establecimientos sometidos a la legislación laboral y de seguridad social, celebren o no contratos con el Estado.

¿Cómo se inscribe una empresa en el Registro Nacional de Empresas y Establecimientos?
1) Llenar la Solicitud de Inscripción a través del Sistema de Registro Nacional de Empresas y Establecimientos, la cual estará disponible en la página Web del MINTRA: www.mintra.gov.ve .
2) El sistema fijará una fecha y una oficina del MINTRA, en la cual se deberá consignar las 2 solicitudes de inscripción impresas junto con los siguientes recaudos:
• Copia del Documento Constitutivo, última reforma estatutaria y designación de la Junta Directiva vigente.
• Copia del Registro de Información Fiscal (RIF)
• Copia del Número de Identificación Tributaria (NIT), de ser el caso.
• “Cédula del Patrono o Empresa” (Forma 14-01) expedida por el IVSS o “Constancia de No. Afiliado”, tanto del solicitante como de las sucursales.
• Comprobante de Inscripción en el Registro Nacional de Aportantes (RNA) llevado por el INCE, de ser el caso.
• Constancia de Afiliación al Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda expedida por la entidad bancaria u oficio de Empresa No Afiliada al Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda, expedida por CONAVI.
• Copia del certificado de Registro de Inscripción por ante la Superintendencia Nacional de Cooperativas (SUNACOOP), de ser el caso.
• Nómina de trabajadores impresa en el formato de nómina, dispuesto a tal efecto en el portal Web del MINTRA.
3) El funcionario del trabajo receptor de estos recaudos constatará que los mismos cumplen con lo señalado anteriormente y los remitirá al funcionario responsable del registro para verificar y abrir el expediente respectivo.
4) Una vez hecha la verificación del cumplimiento de todos los requisitos, se generará el Certificado de Registro contentivo del Número de Identificación Laboral (NIL), que deberá ser validado por el funcionario responsable del registro. Este certificado hará constar la inscripción de la empresa en el Registro Nacional de Empresas y Establecimientos.

¿Qué se debe hacer si la empresa posee sucursales?
En el caso que la empresa tenga sucursales, la inscripción de ellas la realizará el establecimiento principal en la misma oportunidad de su inscripción. Si la sucursal se abre posterior a la inscripción del establecimiento principal, la inscripción de esta nueva sucursal se realizará dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al inicio de sus operaciones, debiendo llenar la Solicitud de Inscripción de Sucursales.

¿Cómo se actualizan los datos suministrados al Registro en caso de originarse modificaciones?
Se deberá llenar la solicitud de Actualización a través del Sistema del Registro Nacional de Empresas y Establecimientos y consignar los recaudos respectivos en la fecha fijada por el Sistema.
Además, la empresa, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la culminación de cada trimestre del año, deberá suministrar la información relativa a empleo, horas trabajadas y salarios pagados, correspondiente al respectivo trimestre, a través del Formato de Declaración Trimestral del Sistema. La primera declaración trimestral deberá realizarse dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al vencimiento del segundo trimestre del presente año (Abril-Junio 2006)

¿Cuál es el plazo para hacer la Inscripción en el Registro?
Se deberá solicitar la inscripción dentro de los ciento veinte (120) días hábiles siguientes a la publicación de la Resolución. Entonces se deberá realizar la solicitud dentro de los 120 días hábiles siguientes al 21 de marzo de 2006

Importante
• La solicitud de inscripción en el registro deberá realizarse dentro de los 120 días hábiles siguientes al 21 de marzo, sin embargo el registro iniciará su funcionamiento el 3 de abril, aunque los interesados pueden hacer la solicitud a partir del 29 de marzo.
• Las Solvencias Laborales serán tramitadas a partir del 3 de abril y ese mismo día entra en vigencia el Decreto 4.248 que dicta que desde esa fecha se exigirá la solvencia para celebrar contratos con el gobierno.

Nuestras Consideraciones
Considerando que las solvencias se comenzarán a tramitar el mismo día de su exigencia por parte del Estado y que la capacidad tecnológica, física y humana del MINTRA no será suficiente para atender el volumen de solicitudes (con carácter de urgencia), el sector privado representado por FEDECÁMARAS, CONSECOMERCIO, CONINDUSTRIA, FEDEINDUSTRIA Y EMPREVEN solicitó en la reunión con representantes del Ministerio del Trabajo y los sindicatos, una prórroga de 120 días para la exigencia de la solvencia laboral, ya que resulta imposible obtenerla para el día que dicta el Decreto Presidencial, lo cual generaría la paralización de una gran cantidad de trámites fundamentales para el funcionamiento de las empresas y por lo tanto ocasionaría grandes pérdidas a la economía nacional. Por su parte, algunos representantes sindicales propusieron una prórroga de 60 días.

El Ministerio del Trabajo tomó en consideración ambas propuestas para ser planteadas al Ejecutivo Nacional quien tendrá la última palabra.

Consejo Nacional del Comercio y los Servicios
Telf: 58-212-5769111 Fax: 58-212-5765066
web site: http://www.consecomercio.org.ve/
Lara. Barquisimeto. Inspectoría del Trabajo “Pedro Pascual Abarca”, avenida Las Industrias con avenida Carlos Guiffoni, Centro Industrial Naranja. Teléfono (0251) 269.22.45.
¿Cómo registrarse en el RNEE?
Para registrar o actualizar una empresa o establecimiento usted deberá seguir los siguientes pasos:
1. Ingresa al portal web del Ministerio del Trabajo: www.mintra.gov.ve
En caso de estar registrado, introduzca la contraseña que le fue enviada por correo electrónico en el momento en que se registró, de lo contrario, seleccione el enlace ubicado en la ventana de inicio de Sesión "Registrar nuevo usuario".
2. Elabore la solicitud de Registro de Empresa o Establecimiento:
Introduzca todos los datos requeridos en las distintas seciones y adjunte el archivo contentivo de la nómina de cada una de sus empresas (principal y sucursales). En caso de no poder completar la solicitud, usted podrá ingresar al sistema las veces que sean necesarias para completar dicha solicitud.
3. Solicite una cita:
Completada la solicitud de registro o actualización de cada una de sus empresas (principal y sucursales), seleccione del menú principal la opción "Solicitar Cita", donde se le indicará el lugar, fecha y hora en que deberá presentarse con todos los recaudos exigidos para formalizar la solicitud de inscripción o actualización.
4. Presente los recaudos:
Presente y suministre ante la oficina de Registro correspondiente, los recaudos establecidos, para la respectiva inscripción o actualización de la empresa en el Registro Nacional de Empresas y Establecimientos, los cuales se indican a continuación:
a) Dos (2) impresiones de la Solicitud de Inscripción.
b) Copia del documento constitutivo, última reforma estatutaria y designación de la junta directiva vigente.
c) Copia del Registro de Información Fiscal (RIF).
d) Copia del Número de Identificación Tributaria (NIT), de ser el caso.
e) “Cédula del Patrono o Empresa” (Forma 14-01) expedida por el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales (IVSS), o “Constancia de No Afiliado”, tanto del solicitante como de las sucursales.
f) Comprobante de Inscripción en el Registro Nacional de Aportantes (RNA) llevado por el Instituto Nacional de Cooperación Educativa (INCE), de ser el caso.
g) Constancia de Afiliación al Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda expedida por la entidad bancaria u Oficio de Empresa No Afiliada al Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda, expedida por el Consejo Nacional de la Vivienda (CONAVI).
h) Copia del Certificado de Registro de Inscripción por ante la Superintendencia Nacional de Cooperativas (SUNACOOP), de ser el caso.
i) Nómina de trabajadores y trabajadoras, la cual deberá ser consignada en forma impresa en el formato de nómina, dispuesto a tal efecto en el portal web del Ministerio del Trabajo www.mintra.gov.ve.

5. Retire el Certificado de Inscripción:
Este certificado será entregado una vez cortejados los recaudos y los datos contenidos en la solicitud de inscripción o actualización, se procederá a generar el "Certificado de Registro", contentivo del Número de Identificación Laboral (NIL). el cual es un documento que confirma que la empresa o establecimiento está debidamente inscrita ante el Ministerio del Trabajo

Lo que debe saber un administrador

Administrador
• Apoyo en el Área de Licitaciones
• Facturación
• Cobranzas
• Reportes como flujo de caja, caja chica, cheques, cuentas por pagar
• Preparar documentos para contabilidad
• Supervisar mensajero
• Tramitación de impuestos municipales
• Compras
• Pago de proveedores
• Servicios generales
• Manejo de obligaciones gubernamentales (INCE, SSO, LVH, ISLR, Ministerio de Trabajo)
• Dirigir y controlar los procesos administrativos, financieros y contables a nivel regional.
• Control y análisis de cuentas por pagar y por cobrar
• Registro de ingresos y egresos
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• Nomina
• Caja chica
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• Inglés (oral y escrito)
• Contabilidad en general
• Programas administrativos
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• Conocimientos sólidos de IVSS
• Conocimientos sólidos de Ley de Política Habitacional
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